About the Role

Les Ateliers d'ethnomusicologie - ADEM cherchent



un.e Responsable Administratif·ve et financier·ère (RAF)
(40%)


Champ d’action

Le ou la Responsable administratif.ve et financier.ère (RAF) est spécialisé.e dans les domaines financier et administratif, apportant un appui technique et stratégique à la Direction et au Comité de l’association.

Position hiérarchique

Le ou la RAF est subordonné.e à la Direction ainsi qu’au Comité. Il ou elle joue un rôle :

D’exécution : veiller à la mise en œuvre des projets validés par la Direction et le Comité, en respectant les contraintes financières et administratives.
De conseil technique : apporter des analyses, recommandations et solutions pour garantir la viabilité budgétaire et la conformité juridique des projets.
La collaboration entre le ou la RAF et la Direction repose sur une complémentarité fonctionnelle :

Le ou la Directeur.rice est responsable des choix artistiques et stratégiques.
Le ou la RAF s’assure que ces choix sont réalisables et conformes sur les plans financiers et administratifs.
Cette organisation garantit une coordination efficace entre les responsabilités artistiques et administratives, sous la supervision du Comité.



CHARGE DE TRAVAIL
Gestion financière et comptable
Elaboration des budgets prévisionnels annuels avec l’équipe.

Rendu de décompte détaillé pour chaque manifestation et activité de l’association.

Gestion de la comptabilité analytique, bouclement des écritures, bilan, transitoire.

Gestion des caisses (FS + €), comptes postaux (FS + €) et des recettes de la billetterie online.

Gestion de production
Gestion des droits Suisa.

Décompte de Billetterie détaillé pour chaque manifestation (caisse + online).

Demandes des crédits à la Ville (crédit Jeunesse, 20ans/20francs etc.) et envoi des factures avec décompte.

Administration
Gestion du personnel fixe et auxiliaire (contrat, salaire, assurances sociales, 2ème pilier, assurance accidents etc.).

Rapport d’activité (partie administrative).

Relations avec les organismes subventionneurs pour les demandes de subventions, recherches de fonds, remise des comptes et évaluations.

Assurances des locaux.

Suivi des courriers au nom des ADEM.

Gestion commerciale
Cahiers d’ethnomusicologie (vente et stocks).

Collections de CD.

Bar et recettes diverses, merchandising.





DESCRIPTION DES TÂCHES RAF


Gestion financière et comptable
Conception du plan comptable.

Elaboration des budgets prévisionnels globaux et par activité :

établir le budget annuel et les budgets détaillés de chaque activité en collaboration avec les collègues (communication – festival – stages - fête de la musique - activités pédagogiques etc.).
produire des outils d’analyse financière sur le logiciel comptable (tableaux de bord, comparatifs écarts budget/dépenses en cours).
Tenue de la comptabilité :

supervision de la comptabilité analytique aux fins de produire le bilan annuel et le compte de pertes et profits (exploitation – bilan-transitoire – extourne) révisé par une fiduciaire.
harmonisation et mise en place d’une cohérence entre le logiciel comptable et les autres documents pour les montants – libellés – structure – présentation.
réaliser les rapprochements bancaires et gérer les flux de trésorerie.
fournir aux collaborateur.rice.s l’état des comptes de chaque activité.
établir les décomptes détaillés par manifestation.
Gestion des caisses et comptes postaux :

enregistrer les entrées et sorties de tous les comptes.
collecter les justificatifs.
préparer les pièces comptables (numérotées et codées selon le plan comptable).
contrôler et payer les factures.
ventiler les pièces (répartir les charges et produits sur les décomptes).
approvisionner les caisses et contrôler le paiement des subventions.
Procédures de contrôle interne :

définir toutes les procédures de contrôle : signatures paiements et courrier, archivage des documents comptables etc.
Gestion de production
Gestion administrative des artistes :

payer les salaires et honoraires, indemnités, défraiements divers aux artistes.
Gestion administrative des stages :

procéder au paiement des artistes et du personnel d’encadrement.
Gestion administrative des animations scolaires :

facturer les animations scolaires au DIP et procéder à la rétrocession aux artistes.
Gestion administrative des coproductions :

établir les conventions des coproductions.
faire le décompte final des coproductions et les facturer.
Droits SUISA :

déclarer les droits SUISA pour chaque manifestation.
Administration
Gestion administrative des ressources humaines (gestion du personnel fixe et auxiliaire) :

payer les salaires.
assurer le suivi des vacances et congés maladie.
assurer la veille réglementaire sur les obligations employeur.
Rapport d’activité :

commentaires et analyse des comptes finaux.
rédaction de la partie administrative du rapport d’activité.
envoi du rapport d’activité et des comptes aux personnes concernées (subventionneurs – sponsors - politiques etc.).
Relations avec les organismes subventionneurs :

répondant vis-à-vis du contrôle financier et des subventionneurs.
recherche de fonds.
Assurance choses et locaux :

contracter et maintenir la R.C. et l’assurance commerce.
Gestion commerciale
Cahiers d’ethnomusicologie :

établir un décompte annuel des charges et des produits des Cahiers d’ethnomusicologie.
Collections de CD et autres publications matérielles ou virtuelles :

établir le décompte des publications ADEM matérielles et virtuelles ainsi que du merchandising vendu par les ADEM.
Billetterie et recettes diverses (manifestations) :

fournir les caisses pour la vente de billets, la vente des publications et la vente du bar.
récupérer les recettes, les vérifier et établir le décompte de billetterie final.
envoyer les demandes de crédits à la Ville de Genève et à l’Etat de Genève (crédit Jeunes, 20ans/20francs, chèques culture), et les décomptes & factures à la fin de chaque semestre.


N.B. : EXIGENCES DU POSTE
Formation en gestion / comptabilité ou expérience institutionnelle.

Connaissance des milieux culturels et du fonctionnement associatif.

Maîtrise des outils informatiques appropriés.

Bonne connaissance de l’anglais (niveau B2).

Goût pour le travail d’équipe.



Dossier de candidature (CV, lettre de motivation, diplômes, références) à renvoyer sur l'adresse info@adem.ch